HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE HISTORISCHE VERENIGING BERGEN (NH)
Interpretatie van de HVB-doelstellingen.
De HVB beperkt zich totwat betreft de inzet van haar ten dienste staande middelen, tot realisering van de in de HVB-statuten geformuleerde doelstelling. In het algemeen is die doelstelling: de belangstelling voor de geschiedenis van Bergen stimuleren door de geschiedenis van Bergen en Bergen aan Zee te (doen) onderzoeken, de resultaten van het onderzoeken vast te (doen) leggen en deze breed te (doen) verspreiden.
De HVB kiest daarbij naast het publiceren van de Kronieken/Themanummers in druk en vooral als verspreidingsmiddel: internet/website (en dus bv. niet voor fysieke verzamelingen als een museum, bibliotheek o.i.d).
De HVB (en ook haar werkgroepen) zal zich nimmer lenen voor andere doelstellingen, hoe loffelijk ook, dan die zoals in de HVB-statuten vermeld zijn. Samenwerking met andere (culturele) instellingen zal dan ook uitsluitend plaatsvinden als de HVB-doelstellingen daarmee zijn gediend.
Bestuur
Inleiding
De Historische Vereniging Bergen NH (HVB) wordt bestuurd door een Algemeen Bestuur (AB) van ten hoogste negen en ten minste vijf natuurlijke en in elk geval een oneven aantal personen, waarvan de voorzitter, secretaris en penningmeester samen het Dagelijks Bestuur (DB) vormen.
Algemeen Bestuur
Benoeming van de leden van het AB geschiedt door de Algemene Ledenvergadering (ALV) met dien verstande dat behalve voorzitter, secretaris en penningmeester, samen het DB, ook ten hoogste zes bestuursleden deel van het AB uitmaken. Eén van deze bestuursleden wordt gekozen tot vice-voorzitter. Deze maximaal zes bestuursleden vertegenwoordigen bij voorkeur een werkgroep en worden op voordracht van het AB voor benoeming voorgedragen aan de ALV. Voorzitter, secretaris en penningmeester dienen volgens een rooster van aftreden niet gelijktijdig aftredend te zijn, als waarborg voor continuïteit van de leiding van de vereniging.
De secretaris verzendt tijdig de convocaties voor de AB-vergaderingen en zorgt ervoor dat elk AB-lid tijdig van de notulen van de voorgaande ALV wordt voorzien, mede om deze als agendapunt te kunnen behandelen. De secretaris houdt de verzamelde notulen in bewaring.
Dagelijks Bestuur
De dagelijkse leiding van de HVB berust bij een DB, bestaande uit drie leden: voorzitter, secretaris en penningmeester. Het DB bereidt vergaderingen van het AB voor en adviseert de voorzitter, zeker ook in externe en/of in urgente kwesties. Het DB komt naar behoefte bijeen. Het bereidt tevens beleidsstrategieën, voorstellen en besluiten voor behandeling in het AB voor. Voor bijeenkomsten van het DB worden geen schriftelijke uitnodigingen verzonden, noch zijn er verslagen van de bijeenkomst vereist.
Beleidsplan
Richtsnoer voor sturing van de vereniging is het HVB-beleidsplan, dat een statisch deel kent en een jaarlijks veranderend deel. Het veranderlijke deel van het beleidsplan wordt met medewerking van de portefeuillehouders, onder verantwoordelijkheid van het AB, jaarlijks aan de hand van de inbreng vanuit de werkgroepen, bestaande uit een verslag en plannen, aangepast.
Het beleidsplan dient ter voldoening aan de voorwaarde verbonden aan de ANBI-status.
De verslagen en plannen van de werkgroepen worden gepubliceerd in het Nieuwsblad, dat jaarlijks wordt verspreid, voorafgaand aan de beide ALV’s.
Adviseur
In voorkomende gevallen kan het AB zowel leden als niet-leden tijdelijk benoemen tot adviseur.
Zittingsduur bestuursleden
Leden van het AB hebben zitting voor een periode van vier jaar en zijn herkiesbaar voor nog eens twee perioden. Maximaal dus drie perioden. Bestuursleden treden af volgens een door het DB vastgesteld rooster van aftreden,
Vergaderingen van het Algemeen Bestuur
Het AB vergadert ten minste vier keer per jaar, waarvan twee keer om de jaarstukken en de agenda van de ALV in het voor- en najaar vast te stellen.
Als minimaal een derde van het aantal zittende bestuursleden, met vermelding van de te behandelen agendapunten, een verzoek daartoe indient bij de voorzitter, wordt binnen een maand na de indiening een vergadering van het AB belegd.
Voor vergaderingen van het AB dient minimaal tien werkdagen voor aanvang van de vergadering een uitnodiging met agenda aan de bestuursleden te worden gezonden.
Besluitvorming in het bestuur
Besluiten van het bestuur worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen, op voorwaarde dat een oneven aantal bestuursleden, samen meer dan de helft van het AB vormend, aanwezig zijn. Als regel wordt een mondelinge stemprocedure gehanteerd als het om zaken gaat en een schriftelijke stemprocedure als het om personen gaat. Bij staken van de stemmen komt het agendapunt opnieuw op de agenda van de volgende vergadering. Zie de HVB-statuten.
Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de vice-voorzitter in diens plaats, zowel bij optreden naar buiten als voorzitter en als voorzitter van het AB en DB.
Werkgroepen
Inleiding
Het AB kan werkgroepen in het leven roepen en die voorzien van een schriftelijke, specifieke opdracht. De doelstellingen, taakomschrijving en opdracht worden eenmalig vastgelegd. Verslagen en plannen worden jaarlijks vastgelegd in het beleidsplan van de HVB en gepubliceerd in het Nieuwsblad dat in het voorjaar verschijnt.
Portefeuillehouders
Een werkgroep wordt aangestuurd door een portefeuillehouder. Bij voorkeur is dit een lid van het AB.
Taken
Een werkgroep ontwikkelt plannen en geeft georganiseerd vorm aan de door het AB aan de werkgroep gedelegeerde taken. Daarmee uitvoering gevend aan de doelstellingen van de HVB, zoals vermeld in het HVB-beleidsplan.
Uitgaven
Voor kosten gemaakt in verenigingsverband geldt het navolgende: in principe komen uitsluitend kosten in aanmerking die tegenover de leden zijn te verantwoorden en die rechtstreeks verband houden met het realiseren van de primaire doelstellingen van de vereniging. Bij twijfel of een bepaalde kostenpost wel binnen voorgaande formulering valt, dient een aanvraag voor deze te maken kostenpost een maand tevoren en met redenen omkleed schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur. Over toekenning van een dergelijke aanvraag wordt in de eerstvolgende AB-vergadering besloten.
Rapportages, verslagen en plannen
Werkgroepen leveren jaarlijks vóór 1 maart een rapportage met verslag en plannen aan, ten behoeve van de ALV in het voorjaar. Hierin wordt een overzicht gegeven van de leden van de werkgroep, activiteiten in het afgelopen jaar en plannen voor het komende jaar.
De penningmeester van de vereniging presenteert, mede aan de hand van de activiteiten van de werkgroepen, het financieel resultaat van de vereniging in het afgelopen jaar. De begroting van de vereniging wordt in het najaar in het Nieuwsblad gepresenteerd.
Wat de rapportages van werkgroepen verder betreft, nog het volgende. Portefeuillehouders dragen er zorg voor dat de rapportages op tijd worden ingeleverd, zodat zij in het Nieuwsblad dat vóór de ALV in het voorjaar verschijnt, kunnen worden opgenomen. Tijdens deze ALV blijft de behandeling van het agendapunt “Rapportages Werkgroepen” daardoor beperkt tot beantwoording van eventuele vragen van leden.
De secretaris van de vereniging draagt er zorg voor dat in het beleidsplan wordt verwezen naar de rapportages van de werkgroepen. De portefeuillehouder van de werkgroep Website draagt er zorg voor dat steeds de meest actuele versie van de rapportages ter inzage beschikbaar wordt op de website van de HVB.
Aan- en afmelding van leden
Nieuwe leden kunnen zich aanmelden door middel van een brief, mail of website bij de ledenadministratie van de vereniging. Afmelding geschiedt bij voorkeur op dezelfde wijze.
Lid is iemand vanaf en zolang hij/zij de overeengekomen contributie voor het lopende jaar heeft voldaan.
Financiën
Contributie
Leden zijn betaling verschuldigd van de jaarlijks door de ALV vast te stellen contributie. De inning ervan geschiedt bij voorkeur via een jaarlijkse automatische incasso in januari/februari. Met de slogan “Meer mag ook” worden leden aangemoedigd méér dan de verschuldigde contributie te doneren.
Budgetten
Jaarlijks worden door het AB op basis van een door het DB vastgestelde verdeelsleutel de budgetten van werkgroepen vastgesteld en toegekend. Dit gebeurt op basis van ingediende begrotingen, voortvloeiend uit de uitgaven in het afgelopen verenigingsjaar.
Beheer & Gebruik
Inbreng van leden, sponsors, subsidies, legaten e.d. vloeien als regel in de kas van de vereniging. Externe giften kunnen wel voor specifieke doelstellingen van werkgroepen geoormerkt worden, onder de voorwaarde dat het AB in dat geval de besteding ervan heeft getoetst aan het belang van de vereniging. Voor uitgaven die niet zijn gedekt door een door het AB goedgekeurd budget en € 100,- te boven gaan, is de handtekening van de voorzitter en de penningmeester vereist.
Vermogenspositie
Het streefbedrag voor het vermogen van de HVB is 150% van de som van de jaarlijkse contributies.
Toezicht
Het AB houdt toezicht op de financiële huishouding van de vereniging als geheel, maar ook op die van de werkgroepen. Zij toetst de door de portefeuillehouders aangeleverde begrotingen van werkgroepen ten dienste van het beleidsplan van de HVB.
Verantwoording
Het AB legt in de ALV in het najaar de leden een begroting voor het komende jaar voor. In de ALV in het voorjaar wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde financiële beleid van het voorgaande jaar,
Controle
De penningmeester verleent de kascommissie na afspraak inzage in de boeken.
Slotbepalingen
Hetgeen in het huishoudelijk reglement van de HVB is bepaald, mag niet in strijd zijn met de statuten van de HVB, noch met wetgeving en regelgeving.
In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het AB op voorstel van het DB.
Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement kunnen door het AB worden aangebracht, maar niet meer dan één keer per jaar. Deze wijzigingen dienen op de daaropvolgende ALV ter kennis van de leden worden gebracht.
Bergen, 29 november 2017
