Bestuursvoorstel voor herziene statuten van de Historische Vereniging Bergen

BESTUURSVOORSTEL VOOR HERZIENE STATUTEN VAN DE HISTORISCHE VERENIGING BERGEN (NH)

Heden, * tweeduizend drieëntwintig, verschenen voor mij, mr. Hendrik Martinus Langereis, notaris te Bergen (Noord-Holland):

1. [bestuurslid 1];
2. [bestuurslid 2],

te dezen handelend in hun hoedanigheid van respectievelijk voorzitter en bestuurslid van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid:
HISTORISCHE VERENIGING BERGEN NH, statutair gevestigd te Bergen (Noord- Holland), kantoorhoudende Margrietlaan 7, 1862 EC Bergen, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40637305, hierna te noemen: de vereniging, zulks ter uitvoering van het hierna te vermelden besluit van de algemene ledenvergadering van deze vereniging.

De comparanten, handelend als gemeld, verklaarden:

• de vereniging is opgericht bij akte op vijftien juni negentienhonderd drieënnegentig verleden voor mr. F.J. Brons, destijds notaris te Bergen (Noord-Holland);
• de statuten van de vereniging zijn gewijzigd bij akte op vijfentwintig mei tweeduizend twaalf verleden voor mr. A.G.H.M. Res, destijds notaris te Bergen (Noord-Holland);
• de statuten van de vereniging zijn nadien niet meer gewijzigd;
• in de algemene ledenvergadering van de vereniging de dato * tweeduizend drieëntwintig is besloten tot een gedeeltelijke wijziging van de statuten en het geheel opnieuw vaststellen van die statuten, waarvan blijkt uit het aan deze akte gehechte exemplaar van de notulen van die vergadering;
• ter zake van deze vergadering is voldaan aan de vereisten inzake oproeping, quorum en besluitvorming;
• op grond van het gestelde in artikel 10 lid 6 van de vigerende statuten van de vereniging zijn zij bevoegd de statutenwijziging bij de onderhavige akte tot stand te brengen.

De comparanten, handelend als gemeld, verklaarden dat ter uitvoering van het besluit van de algemene ledenvergadering de statuten van de vereniging met ingang van heden luiden als volgt:

NAAM, ZETEL, DUUR

Artikel 1

1. De vereniging draagt de naam: ”Historische Vereniging Bergen NH”.
2. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente Bergen (Noord-Holland).
3. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.

DOEL / MIDDELEN

Artikel 2

1. De vereniging heeft als doel:
   • de belangstelling voor de geschiedenis en heemkunde van de dorpen Bergen-Binnen en Bergen aan Zee te stimuleren;
   • het onderzoek naar de geschiedenis en heemkunde van beide dorpen te bevorderen;
   • de resultaten van dat onderzoek voor een breed publiek toegankelijk te maken;
   • de status van Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) te verwerven en te behouden.
2. Zij tracht dit doel te bereiken door:
   1. het verzamelen van gegevens en het verspreiden van kennis over de geschiedenis van de dorpen Bergen-Binnen en Bergen aan Zee;
   2. het verrichten (al dan niet in werkgroepverband) of laten verrichten van systematisch
   3. onderzoek over de dorpen Bergen-Binnen en Bergen aan Zee;c. het organiseren van verenigingsbijeenkomsten en excursies;
   4. het organiseren van evenementen die verband houden met de historie van Bergen-Binnen en Bergen aan Zee, waaronder begrepen een jaarlijkse dodenherdenking, en het meewerken aan dergelijke evenementen georganiseerd door derden;
   5. het uitgeven van gedrukte publicaties ter bekendmaking van onderzoeksresultaten en communicatie met de leden;
   6. het gebruikmaken van internet, onder meer door het onderhouden van een verenigingswebsite;
   7. het samenwerken met andere organisaties en instellingen op enig gebied van cultuur en historie;
   8. het aanwenden van alle andere wettige middelen die aan het doel bevorderlijk kunnen zijn.

LEDEN / LEDEN VAN VERDIENSTE / ERELEDEN

Artikel 3

1. Leden van de vereniging zijn natuurlijke personen, die instemmen met het doel van de vereniging, ingeschreven staan in het ledenregister en aan hun jaarlijkse contributieverplichting voldoen.
2. Het bestuur houdt een register bij waarin alle namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
3. Leden van verdienste respectievelijk ereleden zijn zij, die op voordracht van het bestuur of de algemene vergadering, als zodanig door de algemene vergadering worden benoemd wegens het feit dat dezen zich bijzonder verdienstelijk, dan wel uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging.

EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP

Artikel 4

1. Het lidmaatschap eindigt:
   1. door overlijden van het lid;
   2. door opzegging door het lid;
   3. door opzegging namens de vereniging:
      zulks kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten van het lidmaatschap bij de statuten gesteld te voldoen, dan wel wanneer hij zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid geschiedt schriftelijk (al dan niet per e-mail) aan het bestuurslid verantwoordelijk voor de ledenadministratie; opzegging namens de vereniging geschiedt bij aangetekende brief door het bestuur.
3. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan te allen tijde geschieden met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken; opzegging namens de vereniging kan te allen tijde geschieden zonder opzegtermijn.
4. Bij opzegging van het lidmaatschap is het lid verplicht de laatstelijk vastgestelde jaarlijkse contributie aan de vereniging te voldoen.
5. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de jaarlijkse bijdrage voor het gehele jaar verschuldigd.

JAARLIJKSE BIJDRAGEN

Artikel 5

De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, die – op voorstel van het bestuur – door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. Ereleden zijn vrijgesteld van de verplichting tot betaling van de jaarlijkse bijdrage.

RECHTEN VAN ERELEDEN / LEDEN VAN VERDIENSTE

Artikel 6

Ereleden en leden van verdienste hebben het recht de algemene vergaderingen bij te wonen, daarin het woord te voeren en voor zover zij tevens lid zijn, alle ledenrechten, waaronder begrepen het stemrecht, uit te oefenen.

BESTUUR

Artikel 7

1. Het bestuur bestaat uit een oneven door de algemene vergadering vast te stellen aantal van tenminste vijf personen, die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd.
2. De benoeming geschiedt uit één of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in lid 3.
   Tot het opmaken van een dergelijke voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tenminste een zodanig aantal leden dat bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende gedeelte (10%) der stemmen.
   De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de vergadering meegedeeld.
   Een voordracht door de hiervoor bedoelde groep van leden moet uiterlijk veertien dagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
3. Aan elke voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door een met tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene vergadering.
4. Is er geen voordracht gemaakt, of besluit de algemene vergadering overeenkomstig het voorgaande lid de opgemaakte voordrachten het bindend karakter te ontnemen, dan is de algemene vergadering vrij in de keuze.
5. Indien er meer dan één bindende voordracht is, geschiedt de benoeming uit die voordrachten.
6. Indien het aantal bestuursleden beneden vijf is gedaald, blijft het bestuur bevoegd.
   Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats of open plaatsen aan de orde komt.
7. In geval van belet of ontstentenis van alle bestuursleden gedurende ten minste twee weken, berust het bestuur tijdelijk bij door de kascontrolecommissie aan te wijzen personen. Voor de gedurende deze periode verrichte bestuursdaden worden de aangewezen personen met een bestuurder gelijkgesteld.

EINDE BESTUURSLIDMAATSCHAP / SCHORSING

Artikel 8

1. Elk bestuurslid kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst.
   Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn.
2. Elk bestuurslid treedt uiterlijk vier jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding.
   Het aftredend bestuurslid is ten hoogste tweemaal herkiesbaar.
   Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
3. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts:
   1. door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging;
   2. door bedanken.

BESTUURSFUNCTIES – BESLUITVORMING VAN HET BESTUUR

Artikel 9

1. De voorzitter wordt door de algemene vergadering in functie gekozen.
   Het bestuur wijst uit zijn midden een vicevoorzitter, een secretaris en penningmeester aan.
   Het bestuur kan voor de voorzitter, secretaris en penningmeester uit zijn midden tijdelijk een plaatsvervanger aanwijzen; de plaatsvervanging kan voortduren voor een periode van ten hoogste zes maanden.
   Een bestuurslid kan voor genoemde periode van zes maanden meer dan één functie bekleden.
2. Van het verhandelde in elke bestuursvergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die door het bestuur worden vastgesteld.
   Het oordeel van de voorzitter omtrent de totstandkoming en de inhoud van een besluit is niet beslissend.
3. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslagingen en besluitvorming in het bestuur indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. Indien hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.

BESTUURSTAAK – VERTEGENWOORDIGING

Artikel 10

1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging en het uitvoeren van het beleid zoals is vastgelegd in het door het bestuur opgestelde en door de algemene vergadering goedgekeurde Beleidsplan.
2. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies/werkgroepen die door het bestuur worden benoemd met duidelijke omschrijving van hun opdracht, bevoegdheid en verantwoordelijkheid.
   Bedoelde commissies/werkgroepen worden geleid door portefeuillehouders, die als zodanig door het bestuur worden aangewezen.
3. Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor de schuld van een derde verbindt.
   Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden geen beroep worden gedaan.
4. Het bestuur behoeft eveneens de goedkeuring van de algemene vergadering voor voorgenomen besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij aan de vereniging een bankkrediet en/of een geldlening wordt verstrekt.
   Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden geen beroep worden gedaan.
5. Erfstellingen mogen alleen onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard.
6. Onverminderd het in de laatste volzin van lid 4 bepaalde wordt de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur.
   De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelend bestuursleden.
   Het bestuur kan tevens volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden, alsook aan derden, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.

JAARVERSLAG / REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 11

1. Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanig aantekening te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
3. Het bestuur legt ten minste een maand voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar (”de najaarsvergadering”) een begroting van baten en lasten over voor het dan komende jaar, zulks ter vaststelling door de algemene vergadering.
   Indien de vaststelling van de begroting plaats vindt in het jaar waarop zij betrekking heeft, is het bestuur tot die tijd bevoegd uitgaven te doen op basis van de begroting zoals die voor het voorgaande jaar was vastgesteld.
4. Het bestuur brengt op de algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar (de ”voorjaarsvergadering”), behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen jaar gevoerde bestuur.
5. Mede uit het oogpunt van cultureel-historische waarde is het bestuur verplicht de bescheiden bedoeld in lid 4 voor onbepaalde tijd te bewaren.

ALGEMENE VERGADERINGEN

Artikel 12

1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
2. Jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering (de voorjaarsvergadering) gehouden. In deze vergadering komen onder meer aan de orde:
   1. het jaarverslag en de rekening en verantwoording als bedoeld in artikel 11, met het verslag van de aldaar bedoelde kascontrolecommissie. Het jaarverslag behelst tevens een overzicht van de belangrijkste verenigingsactiviteiten;
   2. de benoeming van de in artikel 17 bedoelde leden van de kascontrolecommissie voor het lopende verenigingsjaar;
   3. de benoeming van bestuursleden;
   4. voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering.
3. Jaarlijks, uiterlijk in de maand november, wordt een algemene vergadering (de najaarsvergadering) gehouden, waarin de begroting voor het dan komende verenigingsjaar wordt behandeld.
4. Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt, met inachtneming van de oproepingstermijn van tenminste veertien dagen, middels een schriftelijke mededeling aan elk der leden, alsmede een aankondiging op de website van de vereniging.
5. Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van tenminste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een/tiende gedeelte der stemmen, verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken.
   Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg is gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot bijeenroeping overgaan door middel van een advertentie in een veel gelezen dagblad of weekblad.

TOEGANG EN STEMRECHT

Artikel 13

1. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden alsmede alle ereleden en leden van verdienste van de vereniging.
2. Over toelating van andere dan de in lid 1 genoemde personen beslist het bestuur.
3. Ieder lid dat niet geschorst is heeft één stem.
4. Een lid kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid laten uitbrengen.
   Een gemachtigde kan niet meer dan drie leden vertegenwoordigen.

VOORZITTERSCHAP EN NOTULEN

Artikel 14

1. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de vereniging of zijn plaatsvervanger.
   Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt één der andere bestuursleden, door het bestuur aan te wijzen, als voorzitter op.
   Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelf.
2. Van het verhandelde in elke vergadering worden notulen gemaakt door de secretaris of een ander door de voorzitter aan te wijzen persoon, welke notulen in de eerst volgende vergadering worden vastgesteld.

BESLUITVORMING VAN DE ALGEMENE VERGADERING

Artikel 15

1. Het ter algemene vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend.
   Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet-schriftelijk vastgelegd voorstel.
2. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het eerste lid bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid van de vergadering dit verlangt.
   Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
3. Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten genomen met een volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen.
4. Blanco en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
5. Indien bij een stemming over personen niemand de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd, wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen, die het grootste en het op één na grootste aantal der uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is hij gekozen, die bij de tweede stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd.
   Indien bij deze tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
6. Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezing van personen, dan is het voorstel verworpen.
7. Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één/tiende der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.

BIJEENROEPING ALGEMENE VERGADERINGEN

Artikel 16

1. De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur.
   De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van de leden, de ereleden en de leden van verdienste, volgens het ledenregister bedoeld in artikel 3 en wordt tevens aangekondigd op de website van de vereniging. De termijn voor de oproeping bedraagt tenminste veertien dagen.
2. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld, onverminderd het bepaalde in artikel 19.

KASCONTROLECOMMISSIE

Artikel 17

1. De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de stemgerechtigde leden een kascontrolecommissie van tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het zittend bestuur.
   De kascontrolecommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit.
2. De penningmeester is verplicht aan de kascontrolecommissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
3. De last van de kascontrolecommissie kan te allen tijde worden herroepen door de algemene vergadering doch slechts door benoeming van een vervangende kascontrolecommissie.

STATUTENWIJZIGING

Artikel 18

1. In de statuten van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld.
2. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen voor de dag der vergadering een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen statutenwijziging woordelijk is opgenomen op de openbare website van de vereniging (laten) plaatsen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
3. Het besluit tot statutenwijziging behoeft tenminste drie/vierde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin tenminste drie/vierde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd is.
   Is het vereiste quorum niet aanwezig of vertegenwoordigd, dan wordt binnen vier weken daarna, doch niet eerder dan twee weken na de eerste vergadering, een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel, zoals het in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal tegenwoordige of vertegenwoordigde leden, kan worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste drie/vierde van de uitgebrachte stemmen.
4. Een statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt.

ONTBINDING

Artikel 19

1. De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat daarin ontbinding der vereniging zal worden voorgesteld.
   Het bepaalde in lid 2 van het vorige artikel is van overeenkomstige toepassing.
2. Met betrekking tot het besluit tot ontbinding is het bepaalde in lid 3 van het vorige artikel van overeenkomstige toepassing.
3. Het batig saldo na vereffening, waarin begrepen de bezittingen van de vereniging, valt toe aan een rechtspersoon met een ANBI-status die een gelijk of soortgelijk doel nastreeft als dat van de vereniging, een en ander te besluiten door de algemene vergadering tijdens de in lid 1 van dit artikel bedoelde vergadering.
4. Het ten tijde van de ontbinding van de vereniging bestaande papieren archief zal dienen te worden aangeboden aan het Regionaal Archief te Alkmaar.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 20

1. De algemene vergadering kan bij huishoudelijk reglement nadere regels geven omtrent alle onderwerpen, waarvan de regeling haar gewenst voorkomt.
2. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook niet waar die dwingend recht bevat, noch met de statuten.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 21

In alle gevallen waarin de wet of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur.

SLOTVERKLARING

Tenslotte verklaarden de comparanten ter uitvoering van deze akte woonplaats te kiezen ten kantore van de notaris, bewaarder van deze minuutakte.

ANNEX

Aan deze akte is de volgende annex gehecht:

• notulen.

SLOT

De verschenen personen zijn mij, notaris, bekend en de identiteit van de bij deze akte betrokken verschenen personen is door mij, notaris, aan de hand van de hiervoor gemelde en daartoe bestemde documenten vastgesteld.
WAARVAN AKTE is verleden te Bergen (Noord-Holland) op de datum in het hoofd van deze akte vermeld.
De zakelijke inhoud van de akte is aan de verschenen personen opgegeven en toegelicht. De verschenen personen hebben verklaard op volledige voorlezing van de akte geen prijs te stellen, tijdig voor het verlijden van de inhoud van de akte, aan de hand van een conceptakte, te hebben kennis genomen en met de inhoud in te stemmen.
Deze akte is beperkt voorgelezen en onmiddellijk daarna ondertekend, eerst door de verschenen personen en vervolgens door mij, notaris.

U kunt de nevenstaande herziene statuten ook downloaden. Ook kunt u een toelichting downloaden.